業種

製造業（部材調達あり／BtoB）

導入企業

A社

導入背景

A社様では、これまで発注業務をすべて紙ベースで管理しており、以下のような課題がありました。

• 発注情報が分散し、最新状況の把握に時間がかかる
• 担当者ごとの管理により、属人化が進行
• 発注漏れや二重発注などのヒューマンエラーが発生
• 発注書や見積依頼書の作成に手間と時間がかかる

専用システムの導入も検討されましたが、コストや運用面のハードルから、「既存のExcelを活用して効率化したい」というご要望をいただきました。

導入内容

既存のExcelをベースに、発注業務を効率化するオリジナル管理システムを構築しました。

• 発注情報を一元管理する管理台帳の構築
• 入力フォーマットの統一によるミス防止設計
• 関数を活用した自動集計・抽出機能
• 発注番号の自動採番機能
• 発注書・見積依頼書の自動作成機能
• ステータス管理機能（未発注／発注済／納品済）

管理台帳に入力するだけで、発注書や見積依頼書を自動作成。
さらにステータス管理により、発注済・納品済まで一元管理できる仕組みを構築しました。

導入後の効果

• 管理台帳への一元入力と帳票自動作成により、発注業務にかかる作業時間を約50％削減
• 発注状況がリアルタイムで把握でき、確認作業が効率化
• 発注漏れ・二重発注の防止により、業務精度が向上
• 属人化を解消し、誰でも同じ運用が可能に
• 書類作成の自動化により、事務作業の負担を大幅軽減

まとめ

A社様のように、専用システムを導入せずとも、既存のExcelを活用することで、低コストかつ実用的な業務改善が可能です。特に中小企業においては、現場にフィットした“ちょうどいいIT化”が、大きなDX成果につながります。